POLITICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN BASES DE DATOS

FLEXITRAVEL S.A.S. es una empresa dedicada a desarrollar actividades relacionadas con el turismo y secundarias al mismo. Para el desarrollo de estas actividades, FLEXITRAVEL S.A.S realiza actividades de tratamiento de información en relación de datos personales.

FLEXITRAVEL S.A.S, manifiesta la condición de Responsable, en los términos del artículo 3 de la ley 1581 de 2012. En conformidad con lo anterior, las bases de datos vinculadas a las actividades desarrolladas por FLEXITRAVEL S.A.S o sus empresas afiliadas se encuentran bajo control de FLEXITRAVEL S.A.S. En adelante, cuando se haga referencia a FLEXITRAVEL S.A.S se estará incluyendo lo relacionado con la operación y tratamiento de información de las empresas afiliadas.

FLEXITRAVEL S.A.S actúa bajo la condición de Responsable respecto de las bases construidas a partir del programa FLEXICARD. Las políticas contenidas en el presente documento se elaboraron teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta en parte la ley 1581 de 2012.” Las políticas que se describen a continuación se aplican al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y controle FLEXITRAVEL S.A.S con domicilio en la AV ROOSVELT No 44 – 78 Cali, Colombia, correo electrónico servicliente@flexitravel.com.co y PBX en Cali (572) 4855212.

Las políticas y procedimientos contenidos en el presente documento aplican a las bases de datos de información de clientes, proveedores, empleados y terceros en general; información que ha sido recolectada en desarrollo del objeto social de FLEXITRAVEL S.A.S con ocasión del ofrecimiento y venta de nuestros servicios y productos, a través de procesos de mercadeo, de prestación de servicios, de promoción en medios electrónicos, físicos o redes sociales, de procesos de selección de personal y vinculación laboral. El período de vigencia de dichas bases de datos va hasta el 2050.

TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales respecto de los cuales FLEXITRAVEL S.A.S ostenta el carácter de responsable, son incluidos siempre en bases de datos administradas y protegidas bajo los estándares de seguridad de FLEXITRAVEL S.A.S y serán utilizados para los siguientes propósitos o finalidades:

  • Envío de información sobre ofertas relacionadas con los servicios y productos que ofrece FLEXITRAVEL S.A.S.
  • Envío de información sobre cambios en las condiciones de los servicios y productos ofrecidos por FLEXITRAVEL S.A.S.
  • Permitir la participación de los titulares de información en actividades de mercadeo y promocionales.
  • Facilitar el diseño e implementación de programas de fidelización para los titulares de información.
  • Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes al momento de adquirir nuestros servicios y productos.
  • Permitir que terceros aliados de FLEXITRAVEL S.A.S contacten al titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés.
  • En todo caso la lista de Aliados se mantendrá actualizada en la página web http://flexitravel.com.co/ Informar sobre nuevos servicios ofrecidos por FLEXITRAVEL S.A.S. Realización de reservas, modificaciones, cancelaciones y cambios de la misma. Evaluar la calidad del servicio Realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo Llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que FLEXITRAVEL S.A.S desarrolla; y Administrar y operar los procesos de selección de personal y recursos humanos dentro de la compañía.

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a FLEXITRAVEL S.A.S en su condición de responsable del tratamiento.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a FLEXITRAVEL S.A.S en su condición de responsable del tratamiento, salvo en los siguientes casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012:
    • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
    • Datos de naturaleza pública
    • Casos de urgencia médica o sanitaria
    • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
    • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas
  3. Ser informado por FLEXITRAVEL S.A.S previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

De conformidad con lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 se consideran datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los referidos al origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

FLEXITRAVEL S.A.S no realiza tratamiento particular dirigido a DATOS SENSIBLES, en todo caso se compromete a proteger su privacidad durante el procesamiento de sus datos personales identificables y sensibles. Por lo tanto, en el evento que de manera expresa nos autorice el uso de datos sensibles, como por ejemplo aquellos que revelen datos sobre su estado de salud, condiciones religiosas o políticas, orientación sexual, etc., FLEXITRAVEL S.A.S se obliga a hacer uso de los mismos de conformidad con las reglas establecidas en el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013. La autorización de uso de datos sensibles es facultativa y no constituye condición para acceder a ninguno de nuestros productos o servicios.

Para FLEXITRAVEL S.A.S la información y datos personales de los niños, niñas y adolescentes es tratada de forma estrictamente confidencial con respeto de sus derechos fundamentales y en estricta observancia de sus intereses superiores.

Los datos personales de niños y niñas son utilizados por FLEXITRAVEL S.A.S garantizando que en todo caso se utilizan para su óptimo desarrollo respetando el interés superior del niño conforme al objeto social de FLEXITRAVEL S.A.S. Para los casos en que se pretenda incorporar datos personales de menores, se contará con la autorización del representante legal.

PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN CONOCER, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y/O REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.

Los titulares de la información tienen derecho a acceder a sus datos personales y a los detalles del tratamiento de los mismos, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al tratamiento de los mismos para fines específicos. Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva son:

Nuestras oficinas principales ubicadas en Cali, AV ROOSVELT No 44 – 78

La dirección electrónica servicliente@flexitravel.com.co

Estos canales podrán ser utilizados por titulares de información o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre con el objeto de ejercer los siguientes derechos:

  1. DERECHO DE ACCESO: El titular de la información podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario. Para conocer los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de FLEXITRAVEL S.A.S, el titular de la información podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.
    La petición será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  2. RECLAMOS: De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante FLEXITRAVEL S.A.S, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
    Los derechos de rectificación, actualización o supresión o revocatoria del consentimiento únicamente se podrán ejercer por:
    El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad
    Su representante, previa acreditación de la representación,
    Por estipulación a favor de otro o para otro.
    Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
    La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por FLEXITRAVEL S.A.S indicados en el presente documento y contener, como mínimo, la siguiente información:
  • El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
  • Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización.
  • La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.
  • En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En FLEXITRAVEL S.A.S el área responsable de atender las peticiones de acceso, rectificación, actualización, supresión de datos o revocatoria del consentimiento o autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, es el área de Servicio al Cliente ubicado en Cali, AV ROOSVELT No 44 – 78 servicliente@flexitravel.com.co.

Los huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores deberán suministrar información veraz sobre sus datos personales para efectos de hacer posible la prestación de los servicios por parte de FLEXITRAVEL S.A.S y bajo cuya condición aceptan entregar la información requerida.

FLEXITRAVEL S.A.S presume la veracidad de la información suministrada y no verifica, ni asume la obligación de verificar, la identidad de visitantes, clientes, usuarios y proveedores, ni la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que cada uno de ellos proporcione. Por tanto, no asume responsabilidad por daños y/o perjuicios de toda naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información, incluyendo daños y perjuicios que puedan deberse a la homonimia o a la suplantación de la identidad.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, FLEXITRAVEL S.A.S ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas consideradas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

En caso de eventuales fallas que pongan en riesgo la integridad o reserva de la información de datos personales, FLEXITRAVEL S.A.S hará su mejor esfuerzo tecnológico para garantizar la seguridad de la información personal de todos sus clientes y/o usuarios, empleando razonables y actuales métodos de seguridad para impedir el acceso no autorizado, para mantener la exactitud de los datos y garantizar la correcta utilización de la información. En todo caso se dará cumplimiento a lo previsto en el artículo 18 literal k) de la ley 1581 de 2012.